데이터

흔히 일어나는 문제들

PST 파일은 아웃룩이 이메일을 저장하는 파일 입니다. 이 파일의 위치가 변경 되면 아웃룩은 실행을 하지 못 합니다. 이 문제의 해결은 원래 PST 파일이 존재 했던 곳으로 이동 시켜 주는 것입니다.

백업을 했거나 PST 파일을 이동한 경우 흔히 발생 합니다. PST 파일의 권한의 문제 입니다. PST 파일이 읽기 전용으로 되어져 있기 때문에 발생하는 문제 이므로 읽기와 쓰기가 모두 되도록 설정해 주면 됩니다.

드물게 PST 파일이 손상이 되기도 합니다. 이 파일은 크기에 한계를 가지고 있는데 한계치 이상으로 이메일 데이터가 누적 되면 쉽게 손상 됩니다. 이러한 문제를 해결하기 위해서 자체적으로 scanpst.exe 파일이 제공 되고 있습니다.

PST 파일은 한계치를 가지고 있습니다. 이 한계치에 이르면 새로운 메일을 받을 수 없게 됩니다. 가능한 빨리 새로운 PST 파일을 생성해 주어야 합니다. 그렇지 않고 이 상태를 계속 방치하면 PST 파일이 손상되어 아웃룩을 열 수 없게 됩니다.

전송

전송 실패의 경우

전자우편은 이메일 주소가 틀리지 않았다면 일단 상대방의 서버로 까지는 이유없이 전송 됩니다. 전자우편 사용에 있어서 가장 중요한 것은 나의 주소를 틀리지 않게 입력 하는 것과 상대방의 주소를 정확하게 입력하는 것입니다.

아주 드물게 일어 나지만, 간혹 보내는 측 또는 받는 측의 메일서버가 어떠한 이유로 작동을 멈추기도 합니다. 이런 시점에 메일을 보내게 되면 발송 실패 메일을 받게 됩니다. 이 문제는 시간이 약간 흐르면 해결이 됩니다.

첨부파일의 문제는 크게 2가지 형태로 전송 실패를 일으킵니다. 첫번째, 아웃룩 프로그램 자체적으로 가지는 첨부파일 용량의 한계로 인한 것과 두번째, 메일서버가 제한 하는 첨부파일의 크기로 인한 것입니다. 예외적으로 첨부해서는 안되는 형식의 첨부로 인한 문제도 있지만 흔히 일어나지는 않습니다.

모든 메일의 받은 편지함은 서버에서 그 크기를 제한해 둡니다. 이미 받은 편지함이 가득찬 사용자에게 메일을 보내면 전송 실패의 회신메일을 받게 됩니다. 이 문제는 상대방이 받은 편지함의 공간을 정리하기 전에는 해결이 되지 않습니다.

스팸과 바이러스가 늘어 남에 따라서 메일 서비스 제공사가 글로벌 등록소를 활용하여 운영하기도 합니다. 보내는 사람의 IP가 이 범위에 들어가 있게 되면 상대방에게 메일을 보내지 못하고 실패 메일을 받기도 합니다. 이 문제는 상대방에서 해결해 주어야 하며 이메일이 아닌 다른 방법으로 이 문제에 대해서 알려 주어야 합니다.

옆자리 동료들은 모두 발송이 되는데 나만 발송이 되지 않는 경우가 있습니다. 이 문제는 계정 설정의 문제로 통상적으로 “보내는 메일서버 인증 필요” 항목에 체크를 하지 않아서 자주 발생 합니다. 아웃룩 계정 설정에서 찾아 볼 수 있습니다. 옆 동료의 계정 설정과 비교하면 쉽게 해결 할 수 있습니다.

포털 메일

구글, 네이버, 다음 등

아웃룩으로 포털의 메일을 이용 하려면, 가장 먼저 포털의 계정에 로그인 하여 메일 설정에서 POP, IMAP, POP-SMTP, IMAP-SMTP 기능을 활성화 시켜 주어야 합니다. 모든 포털은 이 기능을 기본적으로 꺼두고 있습니다. 이 기능을 켜면 아웃룩 설정법이 함게 표시 됩니다.

2가지의 큰 차이점은 이메일 데이터를 어디에 두고 사용하는가 입니다. 포털은 무료로 메일을 서비스 해주고 있어 공간의 제한을 반드시 두고 있습니다. 업무적으로 메일을 주고 받고 계속 누적해 두어야 하는 상황이라면 POP로 설정하고, 공간을 넉넉하게 유지할수 있는 상황 이라면 IMAP 방식을 사용해도 됩니다.

무료로 이메일을 서비스 해주는 제공사 중에서 웹메일과 아웃룩 받기만 서비스 해주는 곳이 있습니다. 발송은 웹메일에서만 할 수 있고 아웃룩은 받기만 할 수 있도록 구성한 곳이 있습니다. 이러한 경우 아웃룩에서도 발송을 하려고 하면 유료 서비스 업체를 통해서 해결을 할 수 있습니다.

계정 설정

계정과 관련된 문제

아웃룩으로 전자우편을 주고 받으려면 가장 먼저 계정을 추가해 주어야 합니다. 계정 추가를 위해서 사용자가 꼭 알고 있어야 할 것은 이메일주소, 비밀번호, 받는 메일서버, 보내는 메일서버, 보안 접속 유무 입니다. 이 정보들은 공개된 정보가 아니므로 메일 서비스를 제공해 주는 공급사에서만 받을 수 있습니다. 설정법도 함께 받을 수 있습니다.

아웃룩에 계정 설정을 제대로 했음에도 메일을 주고 받을 수 없을때는, 메일서버가 제한적으로 접근을 허용해 주기 때문입니다. 보안에 민감한 자료를 다루는 회사나 기업은 아무곳에서나 아웃룩으로 이메일을 주고 받도록 설정해 두지 않습니다. 회사의 정보기술팀 또는 메일 서비스 제공사에 연락하여 접근 방법을 받아야 사용할 수 있습니다.

아웃룩에는 제한 없이 계정을 추가해서 사용할 수 있습니다. 단 주의를 해야 하는 것은 많은 계정이 있더라도 주 계정이 반드시 정의 되어야 한다는 것입니다. 이 것이 정의 되지 않으면 혼선을 일으키고 데이터에도 문제가 생기게 됩니다.

1개의 이메일 계정을 여러명이 각자의 아웃룩에 설정해 사용할 수 있습니다. 이때는 모두가 동일한 이메일 주소를 사용하므로 업무적으로 혼선이 생기는 피해를 감안해야 합니다. 1개의 주소를 여러명이 자신의 아웃룩에 설치 할때는 계정의 유형을 POP로 설정해야 하며, “서버에 편지 복사본 저장”에 반드시 체크를 해두어야 합니다. 이것을 잘 못 설정할 경우 다른 사람에게 피해가 생기기도 합니다.

특별한 메일 구성이 아니라면, 계정을 삭제해서 데이터가 삭제 되지는 않습니다. 특히 POP 계정을 설정한 경우 계정을 삭제 한다고 해서 데이터가 사라지는 일은 없습니다. 하지만 이메일 데이터는 이름이 변경 되므로 파일명을 기억해 두어야 합니다.


도메인

도메인에 관련된 문제

도메인이 있다고 해서 모두가 회사 메일을 이용 하지는 않습니다. 하지만 회사이름으로 된 도메인을 이용해서 메일을 주고 받는 다면 제한 없이 이메일을 사용할 수 있으며 상대방에게 더 높은 업무적 신뢰도를 줄 수 있습니다.

도메인을 이용해서 메일을 주고 받는데 걸리는 시간은 결제후 30분 미만 입니다. 도메인이 사용 가능한 상태면 콤비엔컴에 의뢰시, 30분 이내로 전세계와 메일을 주고 받게 됩니다.

도메인 1개를 보유하고 있다면, 생성 할수 있는 이메일의 갯수는 무한대 입니다. 쉽게 @google.com 주소를 이용하는 사용자가 몇명이나 되는지 생각해 보면 쉽습니다.

지구에 존재하는 정보기술 중에서 생산성 대비로 전자우편 만큼 저렴한 것이 없습니다.

보유된 도메인으로 메일을 이용하게 된다면, 이전에 사용하던 포털( 네이버, 다음, 구글)의 메일도 모두 가져올 수 있습니다. 전자우편 파일은 표준으로 어디로든 양방향으로 이동이 가능한 형태를 지니고 있습니다.

포털(네이버, 다음, 구글)에서 이용 하던 주소록 가져오기는 포털의 메일 가져오기 보다 더 쉽습니다.


메일 서버

메일서버 이용법

아웃룩으로 메일을 주고 받지만 실제로 메일을 주고 받는 역활을 하는 것은 메일 서버 입니다. 아웃룩은 보관의 역활만 하고 보내고 받아지는 메신져의 역활은 메일 서버가 하게 됩니다. 메일서버에 문제가 생기면 아웃룩은 메일을 주고 받을 수 없게 됩니다.

혼자 일하고 조직원이 없는 경우에는 포털 메일을 이용하는 것이 현명 합니다. 물론 데이터가 많고 보안의 중요도가 높다면 포털을 이용하기엔 부족 합니다. 조직 구성원이 늘어나고 업무량이 늘어 난다면 메일서버를 구축 하는 것이 경제적 입니다.

메일 서비스를 월단위 비용으로 10명이 이용 한다면 1년치 이용료면, 100명이 이용한다면 3개월치 이용료면 구입 할수 있습니다. 메일서버 구입은 비싸지 않습니다.

사용자가 많아질수록 데이터가 늘어날수록 메일서버를 구입하여 운영하는 것이 경제적 입니다.

실제 기술적 구현은 2시간이면 끝납니다. 하지만 사전에 업무미팅과 네트워크 환경의 준비, 물리적인 서버의 준비에 시간이 약간 더 소요 됩니다.

대량 메일 발송

아웃룩에서도 바로 보내 집니다!

시작하기

다양한 아웃룩 이용법

대량 메일 발송 서비스

저장 공간의 문제

1 Gb(1,024 Mb)도 되지 않는 이메일 저장 공간은 당체 이해 할 수 없는 용량 입니다. 이메일 업무를 하라는 것인지 말라는 것인지… 하지만 이건 누구의 잘못도 아닌 더 좋은 방법을 아직 알지 못해서 입니다. 합리적인 가격에 이메일 업무를 저장공간에 위축 되지 않고 할 수 있는 방법을 알려 드립니다.

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문제 해결의 문제

아웃룩을 이용 하다 보면 직면하는 문제점 들이 한 둘이 아닌데… 딱히 옆자라에 잘 아는 사람도 없고, 정보기술 팀도 없고, 라이센스 취득 여부도 몰라서 어디에 물어야 할지 모르는 상황이 자주 연출 됩니다. 따지지 않고 아웃룩에 발생한 문제를 원격으로 해결 받는 방법을 알려 드립니다.

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안 보이는 문제

“난 아웃룩을 좀 잘 사용 하는데…” 라고 말하지만 일반 사용자가 접근 할 수 없는 영역이 존재 합니다. 바로 서버의 영역 입니다. 아웃룩은 서버와 비교하면 사서함에 불과 합니다. 사서함에서 해결이 되지 않는 문제는 우체국으로 가서 해결 방안을 찾아야 하고 전문가의 도움을 받아야 합니다.

버젼 비교

아웃룩을 포함한 제품군

Office 2016 X


사용권 영구 보존

무제한 데이터 저장 (서버 유형에 따라 다름)

POP, IMAP, Activesync

온라인 계정 탈취 무관

2년 이상 사용시 유리 (2000버젼이 현재도 사용중)

Office 365 X


비용 지불 기간만 사용권 보존

저장 공간 추가에 비용 발생 (제품마다 다름)

POP, IMAP, Activesync

온라인 계정 탈취 대상

1~2달 단기 사용시 유리