이메일은 단순한 구조 이지만, 다수에게 많은 정보를 빠르고 정확하게 전달할 수 있는 기능을 가졌습니다. 그래서 지구의 학교, 회사, 조직, 기관, 단체 그리고 정부가 예외 없이 전자우편을 업무의 주된 수단으로 이용하고 있습니다.
전자우편 이용법이 너무 쉽다보니, 학교나 회사에서 이메일 작성법을 아예 교육하지 않고 있습니다. 하지만 이메일의 올바른 작성법은 분명 존재합니다. 한 번 배워 두면 평생 유익한 이메일 작성법을 소개해 드립니다.
- 첨부파일을 첨부한다.
- 제목을 입력한다.
- 내용을 입력한다.
- 참조와 숨은 참조를 입력한다.
- 받는 사람을 입력한다.
- 바로 보낼 것인지, 나중에 보낼 것인지 판단해서 발송한다.
위 순서로 이메일을 작성하면 실수를 줄이고 품질이 좋은 이메일이 됩니다. 첨부파일을 가장 먼저 첨부하는 이유는, 보내고 나서 첨부파일을 빼먹어 뒤에 다시 보내는 경험을 하게 되는데 이런 오류를 줄일 수 있기 때문입니다.
본문 내용보다 제목을 먼저 적어야 하며, 그 제목은 상대방이 본문의 내용을 예상 할수 있을 만큼 간략하고 깊이가 있어야 합니다. 그냥 “안녕하세요?” 이렇게 적으면 효과가 없습니다. 본문 내용보다 제목이 상대방의 눈에 먼저 보이기 때문에 중요합니다.
참조와 숨은 참조를 난발해선 안됩니다. 반드시 알려야 할 이메일 주소가 아니면 절대로 참조나 숨은 참조에 넣지 말아야 하며, 숨은 참조에는 보호 받아야 할 이메일 주소가 들어가야 합니다.
받는 사람에는 본문에 직접 해당하는 이메일 주소가 들어가야 합니다. 핵심을 빗겨 나가지 않도록 상대방을 콕 지정해 주어야 합니다. 받는 사람에는 1개의 주소가 들어가는게 상식적이고 바른 방법입니다.
마지막으로 모든 것이 준비 되었다면, 지금 바로 보낼 것인지 예약 발송으로 보낼 것인지를 판단해서 발송을 눌러 줍니다.